Wir hatten bereits mitgeteilt, dass ab dem 01.01.2025 die E-Rechnung für den Empfang von Rechnungen im Business-to-Business-Bereich verpflichtend wird. Ab diesem Datum dürfen Firmen und Behörden ausschließlich E-Rechnungen akzeptieren. Doch was bedeutet das konkret für Sie und welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Überblick und Formate der E-Rechnung
Es gibt zwei Haupttypen von E-Rechnungen, die von unserem System unterstützt werden: XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und sind für den elektronischen Rechnungsversand bestens geeignet. Mit dem neuen Tool, das wir anbieten, können Sie für jeden Kunden individuell festlegen, welches Format für seine E-Rechnung erforderlich ist. Diese Information wird direkt in der Adresskartei des Kunden hinterlegt. Da E-Rechnungen an eine spezifische E-Mail-Adresse gebunden sind, ist in der Adresskartei ein spezielles Feld für den Rechnungsversand vorgesehen.
Automatisierte Erstellung und Versand
Unser System ist so konzipiert, dass es den Prozess der Rechnungserstellung und des Versands weitgehend automatisiert. Wenn ein Firmengast auscheckt, erkennt das System automatisch, in welchem Format die E-Rechnung erstellt werden muss und an welche E-Mail-Adresse sie versendet werden soll. Dies reduziert Fehler und beschleunigt den Prozess erheblich.
Natürlich bleibt die Flexibilität gewahrt: Beim Check-Out können Sie das Format der Rechnung nach Bedarf ändern oder, falls gewünscht, eine gedruckte Version der Rechnung für den Kunden bereitstellen. Privatgäste erhalten ihre Rechnungen weiterhin in der gewohnten Papierform.
Komfortable und intuitive Bedienung
Unsere Software wurde bewusst so gestaltet, dass sie einfach und intuitiv zu bedienen ist. Sobald ein Kunde einmal als Empfänger einer E-Rechnung eingestellt wurde, berücksichtigt das System diese Einstellung automatisch bei zukünftigen Besuchen. Sollte sich an den Präferenzen des Kunden etwas ändern, können Sie dies unkompliziert im System anpassen. Um den Aufwand für Sie weiter zu minimieren, überprüft das Programm beim Check-In, ob es sich um einen Firmengast handelt, und fragt im Zuge der Meldescheinerstellung automatisch die notwendigen Daten ab, wie das gewünschte Rechnungsformat und die Rechnungs-E-Mail-Adresse.
Falls Sie Ihren Gästen die Möglichkeit eines Online-Check-Ins oder das Ausfüllen des Meldescheins vor Anreise anbieten, werden auch hier alle erforderlichen Daten für die E-Rechnung abgefragt und im System hinterlegt. Beim Check-Out wird dann die E-Rechnung ohne zusätzlichen Aufwand erstellt und versendet.
Vorteile für Ihren Firmengast
Welchen Vorteil bietet die E-Rechnung für Ihren Firmengast? Die E-Rechnung wird automatisch und sicher direkt an die in der Adresskartei hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden versandt. Das bedeutet, dass Ihr Gast die Rechnung sofort nach dem Check-Out erhält, ohne dass ein zusätzlicher Aufwand für den manuellen Versand entsteht. Die E-Rechnung spart nicht nur Zeit und Papier, sondern sorgt auch für eine schnelle und effiziente Bearbeitung der Abrechnungen. Die Verbuchung in die Buchhaltung des Kunden erfolgt dabei automatisch, ohne das dafür noch Hand angelegt werden muss. Dadurch wird der gesamte Prozess sowohl für Sie als auch für Ihren Gast vereinfacht.
Unser System sorgt dafür, dass Sie sich nicht um technische Details kümmern müssen – der Großteil der Arbeit wird im Hintergrund und von uns für Sie erledigt. So können Sie sich voll und ganz auf die Betreuung Ihrer Gäste konzentrieren.
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